Andmetöötlustingimused
Need tingimused on kliendi teenuselepingu osa ja moodustavad isikuandmete töötlemise lepingu IKÜM artikli 28 tähenduses. Vastuolu korral kehtib poolte eraldi kirjalik kokkulepe.
Töötlemise põhikirjeldus
- Pooled ja rollid
- Klient on vastutav töötleja. OÜ Ohutu Töö Garant (registrikood 12362530) on volitatud töötleja.
- Ese ja kestus
- SafetyHive’i pilveteenuse majutamine, salvestamine, kuvamine, eksport, varundamine, kasutajatugi ja turvaseire teenuselepingu ajal ning lõpetamisprotsessi lõpuni.
- Eesmärk ja laad
- Kliendi tööohutuse protsesside digitaalne haldamine: andmete kogumine, korrastamine, seostamine, säilitamine, kuvamine, muutmine, eksportimine ja kustutamine.
- Andmesubjektid
- Kliendi esindajad, kasutajad, töötajad, endised töötajad ning muud kliendi tööohutuse protsessidega seotud füüsilised isikud.
- Andmeliigid
- Kontakt-, konto-, töö-, ametikoha-, juhendamis-, allkirjastamis-, dokumendi-, IKV-, tervisekontrolli tähtaja-, psühhosotsiaalse hindamise-, intsidendi-, riski-, auditi-, kemikaali- ja kasutusandmed.
- Eriliigilised andmed
- Tervisekontrolli ja psühhosotsiaalse hindamise andmestik võib sisaldada terviseandmeid. Klient kohustub sisestama neid ainult vajalikus ja õiguspärases ulatuses ning vältima diagnooside või täielike terviseandmete lisamist.
Teenusepakkuja kohustused
Dokumenteeritud juhised
Teenusepakkuja töötleb isikuandmeid ainult kliendi dokumenteeritud juhiste järgi, sealhulgas andmete edastamisel, välja arvatud juhul, kui töötlemist nõuab kohaldatav õigus. Sellisest nõudest teavitatakse klienti enne töötlemist, kui seadus seda ei keela.
Konfidentsiaalsus
Isikuandmeid töötlevad ainult vastava ülesande ja ligipääsuga isikud, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega või kellele kehtib samaväärne seadusest tulenev kohustus.
Turvameetmed
Teenusepakkuja rakendab riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas krüpteeritud ühendusi, tugevalt räsitud paroole, rolli- ja ettevõttepõhist ligipääsu, tenantide eraldamist, privaatset failisalvestust, turva- ja tegevuslogisid, sõltuvuste kontrolli, valideeritud varukoopiaid ning taastamisprotseduure.
Andmesubjekti taotlused
Teenusepakkuja edastab talle otse saabunud kliendi andmeid puudutava taotluse kliendile ega vasta sellele kliendi nimel ilma juhiseta. Arvestades töötlemise laadi aitab teenusepakkuja kliendil sobivate tehniliste ja korralduslike meetmetega taotlust lahendada.
Mõjuhinnang ja järelevalve
Teenusepakkuja annab mõistlikus ulatuses kättesaadava teabe, mis aitab kliendil täita töötlemise turvalisuse, andmekaitsealase mõjuhinnangu ja järelevalveasutusega konsulteerimise kohustusi.
Isikuandmetega seotud rikkumine
Teenusepakkuja teavitab klienti talle teatavaks saanud isikuandmetega seotud rikkumisest põhjendamatu viivituseta. Teates kirjeldatakse teadaolevas ulatuses rikkumise olemust, mõjutatud andmeid ja isikuid, võimalikku mõju ning rakendatud või kavandatud meetmeid.
Kustutamine või tagastamine
Pärast teenuse lõppu kustutab või tagastab teenusepakkuja kliendi valikul isikuandmed ja olemasolevad koopiad vastavalt kokkulepitud lõpetamisprotsessile, välja arvatud ulatuses, milles säilitamist nõuab õigus. Varukoopiad aeguvad nende tavapärase elutsükli jooksul ja jäävad selle ajani kaitstuks ning tavakasutusest eraldatuks.
Kontroll ja audit
Teenusepakkuja teeb kliendile kättesaadavaks mõistlikult vajaliku teabe nende tingimuste täitmise tõendamiseks. Audit lepitakse ette kokku, see ei tohi kahjustada teiste klientide andmeid ega teenuse turvalisust ning eelistatult kasutatakse olemasolevaid auditi- ja turvamaterjale.
Alamtöötlejad
Klient annab teenusepakkujale üldise loa kasutada alltoodud alamtöötlejaid. Teenusepakkuja paneb alamtöötlejale sisuliselt samaväärsed andmekaitsekohustused ja vastutab tema tegevuse eest kliendi ees kohaldatava õiguse ulatuses. Kavandatavast olulisest lisamisest või asendamisest teavitatakse klienti ette, andes talle mõistliku võimaluse esitada andmekaitsel põhinev vastuväide.
- Zone Media OÜ (rakendus ja andmebaas)
- Amazon Web Services (failid ja varukoopiad)
Põhiandmeid töödeldakse Euroopa Majanduspiirkonnas. Väljapoole EMPd edastamisel kasutatakse IKÜMi V peatükile vastavat alust ja vajaduse korral täiendavaid kaitsemeetmeid.
Kliendi kohustused
- tagada andmete töötlemiseks sobiv õiguslik alus ning anda töötajatele vajalik teave;
- sisestada ainult eesmärgi jaoks vajalikke, õigeid ja ajakohaseid andmeid;
- määrata kasutajatele minimaalselt vajalikud rollid ja lõpetada tarbetud ligipääsud;
- määrata säilitustähtajad ning anda ekspordi, parandamise ja kustutamise juhised;
- mitte anda juhiseid, mis rikuvad kohaldatavat õigust või teiste isikute õigusi.
Volitatud töötleja: OÜ Ohutu Töö Garant, registrikood 12362530, Harju maakond, Jõelähtme vald, Iru küla, Äia tee 4, 74206. Kontakt: info@sdg.ee